Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская проверка – это сформированные задолженности предприятия, которые возникли в следствии накопленных долгов другими организациями, государством либо физическими лицами. Таких должников называют – дебиторами. Долг может образоваться при продаже товара, за который организация еще не получила оплату от покупателя – это и будет дебиторская задолженность (далее ДЗ). Также бывают другие случаи формирования ДЗ, когда покупатель уже оплатил товар, а организация его еще не поставила. К ДЗ помимо вышеперечисленных случаев относят переплату налогов и преждевременные выплаты сотрудникам. Дебиторская задолженность отражается на финансовом положении бизнеса, так как данные долговые обязательства указываются в бухгалтерском учете в активах предприятия, тем самым входят в прибыль, но по факту еще не получены.

Когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторка образуется от невыполнения договора между продавцом и покупателем в один и тот же момент. Допустим продавец уже отгрузил продукцию, а покупатель оплачивает его только потом. В этом временном разрыве и образуется задолженность, в данном случае у продавца – дебиторская, у покупателя – кредиторская. Такие долги могут оказаться кратковременными (в течении пару часов) или же долговременными (на несколько лет).

В случае если бы клиенты организации предоставляли предоплату за приобретаемую продукцию, то дебиторки бы не формировалось, этот идеальный вариант для поставщика продукции на практике встречается редко.

Виды дебиторской задолженности

Классифицируют дебиторскую проверку по следующим признакам:

Срок погашения:

•  Краткосрочный – долг погашается в период до года после заключения договора сторон. Зачастую такой долг возникает из-за нелегкой транспортировки товаров;
• Долгосрочный – долг погашается более, чем через год;
• Срочная или нормальная – долг гасится в заранее оговоренный период времени;
• Просроченная – долг не уплачен в срок указанный в договоре.

Основание возникновения – кто объект задолженности:

• Покупатель – допустим, дебиторка по договору;
• Поставщик – допустим, оплата за товар произведена, а товар еще не получен;
• Государство – допустим, в случае переплаты налогов;
• Сотрудники – допустим, при выдачи заемных средств;
• Учредители – допустим, при несвоевременной выплате доли уставного капитала предприятия.

Вероятность погашения:

• Сомнительная – без указания в договоре залога, поручения или гарантии банка;
• Безнадежная – по истечению срока иска, ликвидации компании покупателя, исключение из ЕГРЮЛ налоговой службой.

Управление дебиторской задолженностью

При безнадежной дебиторке, бизнес не получает прибыль и оказывается без оборота средств, при образовании таких многочисленных случаев у бизнеса появляется дефицит денег, вследствии его не способность к закупке сырья, реализации товаров, оплаты заработной платы и налогов, что может привести к уходу организации с рынка. Чтобы этого избежать важно добиваться возврата долгов и уметь предотвращать такие моменты – это и предполагают методы управления ДЗ:

• Инвентаризация долгов – заранее видение таких видов ДЗ как сомнительная и безнадежная. Обычно проводят перед годовой отчетностью, но возможно ее проведение и в другой период. Оформляется специальными актами, которые передаются бухгалтерии для составления специальных справок;
• Напоминание контрагентам о окончании срока уплаты дебиторки или отгрузки продукции;
• Провести оценку работ необходимых для взыскания долгов, в случае если они несут расходы меньшие, чем сумма долга, то предпринять эти меры;
• Уточнить финансовую состоятельность дебитора, в случае оказания его на стадии банкротства, успеть попасть в реестр кредиторов.

Основные задачи управления задолженностью

В приоритетные задачи, при грамотном управлении дебиторской задолженностью, сделать так, чтобы заключенный договор имел минимальный риск неоплаты или просрочки долга. Одним из таких способов является указание штрафов в случае несоблюдения сроков договоренностей.

Жесткий контроль объемов дебиторки и направление претензий в сторону лица не исполняющего обязанности. Также к задачам управления относят и взыскание долгов через судебные процессы.

Участники управления задолженностью

Для борьбы с дебиторами и грамотным управлением ДЗ применяются силы не только бухгалтеров предприятия, участие принимают и другие сферы деятельности. К таким относят: службу безопасности, которая отвечает за проверку контрагентов; менеджеров, которые отслеживают своевременный возврат долга; юристов, составляющих претензионные акты и подачу заявлений в судебные органы; руководителей, отвечающих за руководство, планирование, контроль процессов по взысканию и мотивацию своих подчиненных.

Процесс управления задолженностью

Подразумевает 4 этапа управления дебиторкой:

1. Планирование. Определение руководителем регламента рабочего процесса;
2. Координация. Назначение задач сотрудникам, для проверки возможных покупателей, оценивание объемов долга, поддержание связи с должниками;
3. Мотивация подчиненных участвующих в процессе управления дебиторкой;
4. Контроль подчиненных участвующих в процессе управления дебиторкой.

В процессе работы все вовлеченные в это дело отчитываются об изменениях и выполнении поставленных задач, дают оценку случившемуся, организуют возврат долгов и предотвращают их дальнейшее появление.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Обязательная инвентаризация дебиторской задолженности необходимо осуществлять бухгалтерией ежегодно, а можно и чаще. Это способствует обнаружению такой задолженности как безнадежная и сомнительная, которая оформляется специальным актом, а далее составляется специальная справка. В справке указывается должник, сумма займа и условия его образования с прикреплением подтверждающих документов о наличии долга и доказательств попыток его взыскания. При выявлении безнадежной задолженности, бухгалтер вправе ее списать.

Расчет дебиторской задолженности

Расчет ДЗ осуществляется при организации ее управления и составлении бух. баланса. Структура дебиторки у каждого случая отличается, поэтому общепринятая формула не существует. Для ее расчета необходима информация по счетам бухгалтерского учета, перечень должников и сроки уплаты. После чего анализируют сопоставление с суммами контрагентов, где выявляются сомнительная дебиторка.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Определяется делением выручки организации от производства продукции/предоставления услуг к усредненному дебиторскому долгу. Данный коэффициент оборота говорит о количестве сумм от дебиторов в годовом периоде, равной средней остаточной ДЗ. Формулы расчета коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности и средней ДЗ следующие:

КоДЗ = (В или ДЗ) / СрДЗ,

где,

• КоДЗ – коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности;
• В или ДЗ – выручка от реализации или ДЗ;
• СрДЗ – средняя годовая ДЗ.

СрДЗ = (ДЗн + ДЗк) / 2,

где,

• ДЗн – ДЗ на начало года;
• ДЗк – ДЗ на конец года.

Взыскание дебиторской задолженности

Определение полного долга получается из ДЗ, неустоек, штрафов и пеней. Начало дела о взыскании начинает действовать с момента направления претензионного письма должнику, если тот не принимает никаких мер либо отказывается от уплаты действие необходимо продолжать в суде.

При ДЗ менее 400 000 рублей происходит подача заявления о судебном приказе. При ДЗ более 400 000 рублей происходит подача искового заявления в арбитражный суд о взыскания долга со всеми прилагающимися доказательными и связующими документами.

При положительном решении суда, выдается исполнительный лист о взыскания долга судебными приставами. При обнаружении, что у должника идет стадия банкротства, кредитор вправе подать долг в реестр кредиторов для взыскания.

Срок исковой давности

По исковому заявлению минимальные сроки – 3 года, максимальные – 10 лет. В зависимости от обстоятельств и договорных условий начало срока различается:

• При указании в договоре сроков уплаты долга, то срок давности начинается с даты следующей за крайним днем выплаты;
• При отсутствии в договоре сроков уплаты долга, организация устанавливает дату для возвращения задолженности, срок в таком случае начинается следующим днем после этой даты;
• При отсутствии в договоре сроков уплаты долга и организацией направлено письмо с требованием погашения задолженности, срок в таком случае начинается с даты выставления требования.
• Сроки исковой давности прекращают действовать в случаях:
• Оказания кредитора в течении последнего полугода в обстоятельствах не зависящих от него (природные бедствия, военно-политическая обстановка и др.);
• При переговорах должника и кредитора без судебного процесса.

Если в применениях данных случаев процесс снова решают возобновить, но срок давности истекает менее, чем через полгода, то его увеличивают до 6 месяцев. При окончании срока давности, предприятие в обязательном порядке списывает ДЗ.

Сроки погашения долгов

Срок погашения дебиторской задолженности (далее ДЗср.п.) – выявляет уровень устойчивости в финансовой части предприятия. Данный показатель говорит о среднем периоде между совершением поставки продукции клиенту и уплатой дебиторки. Формула для расчета следующая:

ДЗср.п. = Вр * (ДЗ/В),

где:

• Вр – временной промежуток, дней;
• В – выручка от реализации, рубли.

Таким образом ДЗср.п. определяет среднее количество рабочих дней, за которые необходимо вернуть долг. Если итоговый срок дней короткий, то предприятию нужно увеличить свои силы для взыскания долга.

Страхование дебиторской задолженности

Применяется в практике при сотрудничестве с контрагентами, которым предоставляется товар под реализацию либо в кредит без процентов, в таком случае организация вправе применить страхование дебиторской задолженности. Само страхование реализует другая организация – страховщик. Страховыми случаями считаются: банкротство должника, нарушение сроков выплаты долга.

Для страхования, страховщик требует предоставление информации от кредитора по реестру старения ДЗ, перечень контрагентов и остальную имеющуюся в доступе. Есть два типа страхования ДЗ:

• По полису – в полисе указывается любая отгрузка товаров с дебиторкой, с проставлением чисел, накладной, суммами и кредитным лимитом.
• Генеральная схема – единое соглашение на всех контрагентов и сделки.

Страхование позволяет отдать процессы связанные с ДЗ страхователю, и обеспечить защиту бизнеса от убытков.