Что такое счет на оплату

Любой бизнес сталкивался с повседневными просьбами от покупателей о выставлении счета, но что он под собой подразумевает, как составляется и для чего нужен счет? Рассмотрим каждый из пунктов касаемых счета и разберемся в них подробнее. Счет на оплату – это документ, позволяющий выставить полную оплату или ее часть продавцу (исполнителю) покупателю (заказчику), в котором содержаться необходимые сведения для оплаты товара (услуги), такие как: наименование приобретаемого товара (услуги), его количество (с указанием единицы измерения), стоимость и реквизиты банка получателя организации.

Выставление счета происходит после заключения устного либо письменного договора между контрагентами, в котором принимается решение об оплате с помощью счета. Платеж может разделяться частями, допустим по окончанию первой части работ, оплачивается только определенная часть стоимости. Может выставляться сразу полной суммой для расчета по факту сделки между продавцом и покупателем. Также существует вариант расчета, до факта приобретения, в таком случае счет выставляется авансовым платежом.

Обязателен ли счет на оплату

Если рассматривать счет на оплату на законодательном уровне, то можно сказать, что данный способом оплаты не является обязательным. Счет не входит в обязательные первичные документы и не попадает под перечень отчетности в бухгалтерии, так как не является подтверждением операций или деятельностью сторон. Также счет на оплату не дает гарантию на проведение сделки, покупатель вправе воспользоваться другим способом оплаты без объяснений, если это не зафиксировано в договоре.

При заключении контрагентами договора, с указанием определенных условий для оплаты, то есть банковскими реквизитами, стоимостью и сроками, то предоставление счета исполнителем необязательно.

В случае, если в составленном договоре присутствует пункт оплаты товара (услуг) с использованием счета, то его предоставление исполнителем является обязательным и другими способами требовать оплаты исполнитель не вправе.

Фиксироваться первичным документом счет на оплату будет в случае его использования вместо акта об оказании услуг с указанием обязательного перечня соответствующему закону от 6 декабря 2011 года “О бухгалтерском учете” прописанному в ч. 2 ст. 9 №402-ФЗ. При таких обстоятельствах счет является доказательством оказания услуг и считаться первичным документом.

Счета на оплату используются ИП и организациями для введения управления внутри компании, представляя собой сопроводительные документы при проведении сделок. Тем самым облегчая работу бухгалтерам при сверки расчетов и задолженностей. Также оплаченные счета могут пригодится, как доказательства требуемые для решений судебных вопросов.

Является ли счет на оплату договором

Счет на оплату считается договором если соблюдаются условия:

— Заключен договор – оферта, с подробно прописанными условиями сделки между контрагентами.

— Совершен акцепт (согласие на оплату) стороной договора посредством одним из следующих действий:

• Проведена оплата счета любой суммой, даже частичная. С этого момента договор считается заключенным согласно ГК п.3 ст.434 и п.3 ст.438, а также постановлением Пленума Верховного суда Российской Федерации от 25 декабря 2018 года №49, п.13. При таком действии все условия перечисленные в счете, признаются одобренными сторонами и по итогу заключен договор с помощью акцепта счета-оферты лицом – заказчика, чье поведение свидетельствует однозначно о таком намерении.
• Покупатель (заказчик) подписывает счет и отправляет его исполнителю. Вступает в силу закон гражданского кодекса п.2 ст.434., при котором заключен счет-договор. Данная ситуация зачастую возникает при содержании в счете реквизитов для подписания заказчиком.
• Отправка письма – ответа о полном и безоговорочном согласии об условиях прописанные в счете. Вступает в силу закон гражданского кодекса п.2 ст.434 и п.1 ст. 438. Данное согласие отправляется путем электронного или письменного носителя, при котором возможно точно определить, что письмо принадлежит заказчику. В таком случае соглашение между контрагентами заключено договором с помощью обменника форматом документов – писем, являющихся счетом-офертой.

При выполнении данных условий о заключении договора говорящих в оферте (в данном случае счете), считается соглашением на оплату (акцептом).

Что должен содержать счет на оплату

Законом не регламентированы правила четкого содержания счета на оплату, но для корректного его составления стоит обратить внимание на следующие пункты:

• Номерной знак счета;
• Дату написания;
• Срок действия (если не прописаны в договоре);
• Наименования контрагентов;
• Юридический адрес продавца;
• Адрес покупателя;
• ИНН и КПП исполняемого обязательства лица (получателя);
• Реквизиты банка для получения платежа;
• Название товара (услуг);
• Количество товара (с указанием единицы измерения);
• Стоимость каждого товара (услуги);
• Суммарный итог оплаты;
• Информация о НДС;
• Должность, ФИО и подпись лица составившего документ.

При уже указанном перечень товаров (услуг) в договоре за который выставляется счет, то допустимо без повторного перечисления сослаться на него, допустим в формате строки: “Оплата за товары по договору №11111 от 02.02.2022 г. ” с указанием реквизитов договора руководствуясь пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021.

Какой датой выставлять счета на оплату

Как мы уже разобрали выше, счет на оплату не относится к первичным документам и не направляется в налоговый орган. Поэтому дата отправки счета на оплату не регламентируется обязательными правилами. В практике указывается дата, которой заключается договор между продавцом и покупателем.

Договор может указывать на заранее прописаны условия и сроки обязательные к выставлению счета. На практике, такой может быть ситуация, когда счет отправляется заказчику вместе с актом об отгрузке или с накладными на товар.

Лица, участвующие в сделке, вправе заранее обговорить привязку срока оплаты от даты выставления счета. На практике, такой может быть ситуация, что заказчик должен оплатить в срок до трех календарных (или рабочих) дней следующих за датой выставления счета.

В случаях, где счет на оплату считается первичным документом, то дата определяется в соответствии с пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. Получается, что дата проставляется числом подписания первичного документа. В случае, если даты подписания договора и реализации хозяйственной жизни отличны, то указываются обе даты.

Есть ли у счета на оплату срок действия

Что подразумевает собой срок действия счета? Это срок обязательный для оплаты заказчиком (покупателем) товара или услуги. Срок указывается в договоре либо при выставлении счета на оплату. Если заказчик (покупатель) не производит оплату в этот период, то счет может стать недействительным. Исполнитель (покупатель) может изменить стоимость товара (услуги), либо заранее в договоре предусмотреть условие санкций, в виде пени, за нарушение сроков оплаты.

Счет на оплату: образец

Что содержит счет на оплату мы разобрались выше, но как это разместить в формате отчета? Рассмотрим самые классические образцы для выставления счета на оплату:

Для минимизации ошибок в заполнении реквизитов банка получателя исполнителя, можно воспользоваться таким шаблоном на оплату счета:

При договоренности между контрагентами частичной оплаты, используем такую же форму, только меняя названия графы с “Наименование товаров (работ, услуг)” на “Предоплата 30% по договору №11111 от 01.01.2022 г.”
При заверки счета не оплату можно поставить печать вместе с подписями, но законом не предусмотрено обязательных требований, поэтому этот момент остается на усмотрении каждой организации по желанию.

Кто выписывает счета на оплату

Счет на оплату выписывает уполномоченный сотрудник в соответствии с приказом или доверенностью организации на это право, на практике этим занимается бухгалтер. Если вы индивидуальный предприниматель, то вы уполномочены самостоятельно составить счет или передать это бухгалтеру.

После составления счета в двух экземплярах, для продавца (исполнителя) и покупателя (заказчика), счет на оплату подписывается лицом составившим документ, в некоторых случаях дополняется подписью главного бухгалтера или руководителя, для подтверждения правильности составления счета и указания реквизитов.

Как отправлять счета на оплату

И снова, регламента отправки счета на оплату не существует, поэтому организация вправе самостоятельно решить способ отправки. Это может быть любой удобный способ передачи: в распечатанном виде, лично покупателю; по почте (нужно учитывать время на доставку); по электронной почте. Последний имеет самое распространенное применение, так как имеет минимум затрат и времени.

Сроки хранения счетов на оплату

Здесь нужно понимать в какой роли выступает счет на оплату. В случае, если счет является самостоятельным договором, то сроки хранения устанавливаются с нормами хранения договоров. В случае, если счет – первичный документ, то сроки хранения определяются нормами первичных документов. В других случаях, счета на оплату хранятся для внутреннего управления организацией сроком установленным ею самостоятельно, либо может подлежать утилизации по факту оплаты.

Подведем итоги

Итак, счет на оплату не регламентирован законом, поэтому его выставление и хранение совсем не обязательно. Счет не относят к первичным документам, поэтому он не требуется для обязательных рабочих процессов бухгалтера или для налоговой службы. Но стоит помнить, что есть и исключения, когда счет все же признается первичным документом.

В оформлении и последовательности выставления счета на оплату нет сложностей, но нужна предельная внимательность и сосредоточенность. При неверном указании реквизитов, оплата может уйти на другое лицо, что повлечет за собой убыток организации исполнителя.

Прописывайте все условия и сроки оплаты в счете, для минимизации рисков неоплаты и для дальнейшего отсутствия конфликтных ситуаций между сторонами сделки.