Бухгалтерия ресторана и кафе

Бухгалтерия ресторана — это участок, где деньги теряются тихо: в неучтённых расходах, в незакрытых расчётах с поставщиками, в ошибках первичного учёта, которые всплывают уже при проверке. Калькуляцию блюд, склад и первичные документы заведение ведёт у себя, а мы отвечаем за то, что происходит дальше: контролируем первичку, сводим общий и налоговый учёт, следим за всеми расходами и расчётами и вовремя сдаём отчётность. Работаем с ресторанами, кафе, барами, кофейнями и столовыми дистанционно по всей России.

За плечами «Финанс консалтинг» больше 15 лет практики, более 350 компаний и ИП на обслуживании и застрахованная на 4 млн рублей профессиональная ответственность. Ваше заведение ведёт команда: главный бухгалтер, специалист по зарплате, бухгалтер по первичке и юрист — а не один перегруженный человек.

Специфика учёта в ресторане и кафе

Заведение общепита живёт по своим правилам учёта: здесь есть производство, ежедневный расход продуктов и высокая доля наличных. Первичный учёт этого — калькуляцию и склад — ресторан ведёт на месте, но именно тут возникают ошибки, которые потом бьют по налогам. Разберём, где именно, и что в этой цепочке контролируем мы.

Контроль первичного учёта

Калькуляцию и технологические карты заведение считает у себя, в специальной программе, и там же учитывает изменение цен на продукты. Мы эту калькуляцию не ведём — но проверяем, как её результаты ложатся в учёт: сходится ли номенклатура, отражены ли замены продуктов, не задваиваются ли позиции. Когда в техкарте один продукт заменили другим, а в номенклатуре нет, в учёте появляются лишние списания и переплата налога — мы это отслеживаем и исправляем.

Все расходы, а не только продукты

У ресторана и кафе, кроме продуктов, есть аренда, коммуналка, реклама, услуги подрядчиков — все они уменьшают налог при правильном оформлении. Мы следим, чтобы такие расходы попадали в учёт, и проверяем документы по каждому, потому что без подтверждающих бумаг налоговая расход снимет.

Расчёты с контрагентами

Помимо закупки продуктов у заведения есть расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками. Мы контролируем полноту взаиморасчётов, проводим акты сверок и следим, чтобы вовремя собирались все документы. При споре с контрагентом именно полный пакет документов позволяет отстоять свою позицию, вплоть до суда.

Инвентаризация и пересортица

Инвентаризацию в зале, на кухне и в баре заведение проводит само. Наша задача — правильно отразить её результаты, чтобы вы не переплатили налог: по Налоговому кодексу недостача налог не уменьшает, зато выявленные излишки облагаются как внереализационный доход. Мы корректно проводим пересортицу, недостачи и излишки в учёте.

Наличные, эквайринг и онлайн-касса

В ресторане, кафе и любом заведении HoReCa большая доля наличной выручки и эквайринга, а с доставкой добавляются расчёты с агрегаторами. Кассу ведёт заведение, но мы проверяем и анализируем данные ККТ: сходятся ли они с эквайрингом, агрегаторами, банком и учётом. При ошибках просим внести изменения в кассу и консультируем, как работать с ККТ правильно и безопасно по 54-ФЗ.

Учёт алкоголя в ЕГАИС и ветеринарные документы в «Меркурии» ведутся на месте — это оперативная работа при приёмке и продажах, и мы её не подменяем. Но данные этих систем учитываем в общем учёте и подскажем, если увидим расхождения, влияющие на налоги.

Бухгалтерия кафе и небольших заведений

Небольшому кафе, кофейне или точке формата «кофе с собой» не нужен тот же объём учёта, что сетевому ресторану. Чаще всего такие заведения работают на упрощённых режимах — УСН или патенте — с минимальным штатом. Здесь важнее не громоздкая система, а корректный расчёт налога, аккуратная зарплата на одного-двух сотрудников и вовремя сданная отчётность. Мы подбираем режим сопровождения под масштаб заведения: бухгалтерия кафе стоит дешевле полного ресторанного сопровождения, но так же закрывает контроль первички, все расходы и налоги. Если кофейня выросла в сеть точек — учёт масштабируется вместе с ней.

Для собственника небольшого заведения аутсорсинг часто выгоднее штатного бухгалтера напрямую: один сотрудник в штате обходится в зарплату, взносы и рабочее место, а его отпуск или увольнение оставляет учёт без присмотра. При сопровождении за кафе закреплена команда, и вопросы не встают из-за того, что «бухгалтер в отпуске».

Что входит в услугу

Мы берём на себя общий бухгалтерский и налоговый учёт заведения и контроль первичного учёта, который вы ведёте на месте:

• контроль первичного учёта: номенклатура, отражение замен продуктов, корректность первичных документов;
• ведение общего (сводного) бухгалтерского и налогового учёта;
• учёт всех расходов, влияющих на налог: продукты, аренда, коммуналка, реклама, услуги — с проверкой документов;
• расчёты с контрагентами: контроль полноты, акты сверок, сбор документов;
• корректное отражение результатов инвентаризации без переплаты налога;
• расчёт зарплаты, кадровый учёт и отчётность по персоналу;
• налоговый учёт по вашему режиму (УСН, ПСН, ОСНО) и вся отчётность;
• проверка и анализ работы с ККТ (54-ФЗ), рекомендации по исправлению;
• сверки с налоговой и контрагентами, контроль сроков;
• консультации и предупреждение о рисках заранее.

Когда пора передать бухгалтерию

Ресторатору стоит задуматься об аутсорсинге, когда учёт начинает мешать управлять заведением. Обычно это видно по симптомам:

• первичку ведут на месте, но её никто не сводит с налоговым учётом;
• приходят требования, штрафы и доначисления от налоговой;
• есть подозрение, что заведение переплачивает налог из-за неучтённых расходов или ошибок в номенклатуре;
• открываете новую точку или сеть, и объём документов вырос;
• бухгалтер уволился, а общий учёт и отчётность остались без присмотра.

Мы разберём вашу ситуацию бесплатно и покажем, что нужно поправить в первую очередь.

Этапы работы

1. Бесплатный анализ. Изучаем заведение, режим, обороты и состояние учёта, отвечаем на основные вопросы.
2. Экспресс-аудит. Находим ошибки и налоговые риски до того, как они приведут к штрафам, и составляем понятный перечень доработок.
3. Приём дел и настройка. Забираем документы, настраиваем обмен и правила контроля первички, восстанавливаем недостающее в общем учёте.
4. Ведение. Ежемесячно ведём общий и налоговый учёт, контролируем первичку, считаем зарплату и налоги, держим сроки под контролем.
5. Отчётность и сверки. Сдаём отчётность вовремя, сверяемся с налоговой и контрагентами, проводим внутренний контроль качества.

Сроки этапов зависят от состояния учёта на входе — назовём их после экспресс-аудита.

Стоимость

Цена сопровождения ресторана или кафе индивидуальна. На неё влияют формат заведения, обороты и число первичных документов, количество точек, режим налогообложения, численность персонала, наличие бара и доставки. Кофейне на патенте сопровождение обойдётся значительно дешевле, чем ресторану с баром и несколькими залами.

Оставьте заявку — рассчитаем стоимость ведения учёта вашего заведения и покажем состав тарифа. Прикинуть сумму заранее можно в калькуляторе стоимости.

Почему мы и какие гарантии

Мы вникаем в специфику заведения, а не просто сдаём отчётность: предупреждаем о налоговых рисках заранее, до требований и доначислений. 70% клиентов работают с нами больше пяти лет — стабильность вместо ежегодного поиска нового бухгалтера.

Профессиональная ответственность застрахована на 4 млн рублей: если ошибка произойдёт по нашей вине, клиент защищён не только договором, но и страховым покрытием. Каждый месяц берём ограниченное число новых заведений, чтобы держать качество сопровождения и быстро отвечать на вопросы.

Мы отвечаем за работу не только словами: за 15 с лишним лет через нас прошли сотни компаний в самых разных сферах, и специфику общепита — с производством, расчётами и высокой долей наличных — мы знаем изнутри. Все цифры и результаты по вашему заведению обсуждаем предметно, без обещаний «сэкономить N процентов» вслепую.