Бухгалтерский учёт для общепита

Бухгалтерия для общепита — это не просто «сдать декларацию раз в квартал». Калькуляцию блюд, складской учёт и первичные документы заведение обычно ведёт у себя, на месте. Наша работа начинается там, где эти данные нужно свести в корректный налоговый учёт: мы контролируем первичку, следим, чтобы в расходы попали не только продукты, но и аренда, коммуналка, реклама и услуги, проверяем документы по ним и доводим отчётность до сдачи. В общепите легко посчитать одни продукты и упустить остальные расходы — а они тоже уменьшают налог. Ещё один наш участок — расчёты с контрагентами: мы контролируем их полноту и вовремя собираем акты сверок и первичку, без которых сложно отстоять свою правоту в спорах и при проверках. Результат для владельца — учёт без штрафов и без переплаты налогов. Работаем дистанционно по всей России.

Мы «Финанс консалтинг» — сопровождаем бизнес больше 15 лет, у нас на обслуживании более 350 компаний и ИП, а профессиональная ответственность застрахована на 4 млн рублей. За каждым клиентом закреплена команда: главный бухгалтер, специалист по зарплате, бухгалтер по первичным документам и юрист.

Почему учёт в общепите сложнее обычной торговли

В рознице товар купили и продали — приход и расход совпадают по номенклатуре. В общепите между закупкой и продажей стоит производство: из мешка муки, килограмма мяса и пучка зелени получается готовое блюдо. Первичный учёт этого производства — калькуляцию и склад — заведение ведёт у себя, но именно здесь чаще всего копятся ошибки, которые бьют по налогам. Наша задача — эти ошибки находить и не давать им превратиться в переплату или доначисление.

Типичный пример: продукт один раз завели в номенклатуру, а при замене на аналог это не отразили. В учёте один и тот же продукт постоянно списывается, уходит «в минус», и расход по нему не формируется. Другой продукт при этом закупается, копится на остатках и фактически используется, но в расходы не попадает. Итог — завышенная налоговая база и переплаченный налог. Мы находим такие расхождения, когда контролируем первичный учёт, и приводим данные в порядок, чтобы налог считался с реальных расходов.

Контроль первичного учёта

Первичку — приходные документы, номенклатуру, калькуляцию, склад — ведёт заведение. Мы проверяем, что всё отражено корректно: сходятся ли номенклатура и фактические продукты, учтены ли замены, не задваиваются ли позиции. Ошибки на этом уровне тянут за собой неверные расходы и неверный налог, поэтому контроль первичного учёта — основа нашей работы.

Все расходы, а не только продукты

Продукты — не единственный расход заведения. Аренда, коммунальные платежи, реклама, услуги подрядчиков, обслуживание оборудования — всё это уменьшает налог, если правильно оформлено и проведено. Мы следим, чтобы такие расходы попадали в учёт, и проверяем наличие документов по каждому: без подтверждающих бумаг налоговая расход не примет.

Расчёты с контрагентами

Кроме закупки продуктов у заведения есть расчёты с прочими контрагентами, и за их полнотой нужно следить. Мы контролируем взаиморасчёты, проводим акты сверок и собираем документы вовремя. Это не только порядок в учёте: при споре с поставщиком без полного пакета документов отстоять свою позицию, вплоть до суда, практически невозможно.

Инвентаризация и пересортица

Инвентаризацию заведение проводит самостоятельно — а вот отразить её результаты в учёте так, чтобы вы не переплатили налог, наша задача. По Налоговому кодексу недостача налог не уменьшает, а выявленные излишки считаются внереализационным доходом и облагаются налогом. Мы корректно проводим пересортицу, недостачи и излишки, чтобы результаты инвентаризации не обернулись лишними налогами.

Онлайн-касса и выручка

Общепит работает с большим потоком наличных и эквайринга, а выручка проходит через онлайн-кассу. Саму кассу ведёт заведение, но мы проверяем и анализируем данные ККТ: сходятся ли фискальные данные с эквайрингом, банком и учётом. Если находим ошибки — просим внести изменения в ККТ и подсказываем, как работать с кассой правильно и безопасно по 54-ФЗ, чтобы не было расхождений и вопросов у налоговой.

Учёт алкоголя в ЕГАИС и ветеринарные документы в системе «Меркурий» заведение ведёт на месте — это оперативная работа при приёмке и продажах. Мы не подменяем этот участок, но используем его данные в общем учёте и предупреждаем, если видим расхождения, влияющие на налоги.

Отдельная сложность общепита — сезонность и неровная выручка: летняя веранда, праздничные пики, тихие будни. Мы учитываем эти колебания при расчёте налогов и авансовых платежей, чтобы к отчётным датам не возникало кассовых разрывов по налогам и взносам.

Что входит в услугу

Мы отвечаем за общий бухгалтерский и налоговый учёт заведения и за контроль первичного учёта, который вы ведёте на месте. В сопровождение входит:

• контроль первичного учёта: проверка номенклатуры, отражения замен продуктов и корректности первичных документов;
• ведение общего (сводного) бухгалтерского и налогового учёта заведения;
• учёт всех расходов, влияющих на налог: продукты, аренда, коммуналка, реклама, услуги — с проверкой документов;
• расчёты с контрагентами: контроль полноты взаиморасчётов, акты сверок, сбор документов;
• корректное отражение результатов инвентаризации (пересортица, недостачи, излишки) без переплаты налога;
• расчёт зарплаты персонала, кадровый учёт и отчётность по сотрудникам;
• налоговый учёт по вашему режиму (УСН, ПСН, ОСНО) и сдача всей отчётности;
• проверка и анализ работы с онлайн-кассой (54-ФЗ), рекомендации по исправлению ККТ;
• сверки с налоговой, контроль сроков и сумм платежей;
• консультации по учёту, налогам и работе с кассой, предупреждение о рисках заранее.

Конкретный список работ, а не «полный спектр услуг»: вы понимаете, за что платите и что мы контролируем каждый месяц.

Кому подойдёт и когда пора передать учёт

Передать общий и налоговый учёт заведения на аутсорсинг стоит, когда цена ошибки растёт, а свести первичку с налогами внутри уже некому. Обычно это заметно по нескольким симптомам:

• первичку ведут на месте, но никто не контролирует, как она отражается в налоговом учёте;
• растут штрафы и доначисления, приходят требования от налоговой;
• вы подозреваете, что переплачиваете налог из-за неучтённых расходов или ошибок в номенклатуре;
• открываете вторую точку или сеть, и объём документов вырос;
• бухгалтер уволился, а вести общий учёт и сдавать отчётность некому.

Мы подходим кафе, барам, кофейням, столовым, ресторанам, службам доставки и сетям HoReCa — как на упрощёнке, так и на общей системе. Разберём вашу ситуацию бесплатно, до начала работы.

Аутсорсинг бухгалтерии общепита часто выгоднее штатного бухгалтера: вы экономите на зарплате, взносах и оборудовании рабочего места, а за учёт отвечает команда, которую не оставит без присмотра отпуск или увольнение одного человека. При этом бухгалтерское обслуживание масштабируется вместе с бизнесом — от одной точки до сети — без расширения штата.

Как мы работаем: этапы

Переход на обслуживание построен так, чтобы вы не разбирались в бухгалтерии сами.

1. Бесплатный анализ ситуации. Изучаем заведение, режим налогообложения, обороты и текущее состояние учёта, отвечаем на основные вопросы. Занимает несколько дней.
2. Экспресс-аудит учёта. Проверяем, что уже сделано, находим ошибки и налоговые риски до того, как они превратятся в штрафы. По итогу — понятный перечень, что нужно поправить.
3. Приём дел и настройка. Забираем документы, настраиваем обмен и правила контроля первичного учёта, восстанавливаем недостающие участки общего учёта.
4. Ведение учёта. Ежемесячно ведём общий и налоговый учёт, контролируем первичку, считаем зарплату и налоги, следим за сроками.
5. Отчётность и сверки. Сдаём отчётность вовремя, сверяемся с налоговой и контрагентами, регулярно проводим внутренний контроль качества.

Конкретные сроки этапов зависят от состояния учёта на входе — назовём их после экспресс-аудита.

Стоимость

Стоимость сопровождения общепита считается индивидуально. На неё влияют формат и число точек, обороты и количество первичных документов в месяц, режим налогообложения (УСН, ПСН, ОСНО), численность персонала, наличие алкоголя и внешнеэкономических операций. Небольшой кофейне на патенте сопровождение обойдётся заметно дешевле, чем ресторану с баром и несколькими залами.

Точную цену под ваше заведение мы рассчитаем после короткого разговора. Оставьте заявку — рассчитаем стоимость ведения учёта вашего кафе, бара или ресторана и покажем, что входит в тариф. Предварительно прикинуть сумму можно в калькуляторе стоимости.

Почему мы и какие гарантии

Мы вникаем в бизнес, а не просто ведём учёт: разбираемся в специфике заведения, предупреждаем о налоговых рисках до того, как они приводят к требованиям и доначислениям. 70% наших клиентов работают с нами больше пяти лет — им не приходится каждый год искать нового бухгалтера.

Отвечаем за работу не только договором: профессиональная ответственность застрахована на 4 млн рублей, и если ошибка произойдёт по нашей вине, клиент защищён страховым покрытием. Каждый месяц берём ограниченное число новых клиентов, чтобы сохранять качество сопровождения и быстро отвечать на вопросы. Все цифры и факты о заведении обсуждаем предметно — без обещаний «сэкономить N процентов» вслепую.